1. IDENTIFICAÇÃO
a. Tribunal de Contas
Tribunal de Contas do Distrito Federal (TC-DF)
b. Endereço
Palácio Costa e Silva, Praça do Buriti, 70.075-901, Brasília/DF
c. Presidente
Márcio Michel Alves de Oliveira
d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail
Secretaria de Fiscalização de Pessoal, (61) 3314-2160, sefipe.gab@tc.df.gov.br
e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail
José Roberto Alcuri Júnior, (61) 3314-2294, alcuri@tc.df.gov.br, e Vilcemar Fernandes Maia Filho, (61) 3314-2237, vilcemar@tc.df.gov.br
2. SOBRE A BOA PRÁTICA
a. Título da prática
Análise automatizada dos atos de concessão e de admissão de pessoal.
b. Indicador do MMD-TC a que se vincula
QATC-13.2.6
c. Descrição
As análises automatizadas consistem em uma série de verificações, realizadas por meio de cruzamentos de dados, que visam assegurar que os atos de admissão e de concessão de pessoal que atendam a requisitos mínimos necessários para registro, nos termos do artigo 71, inciso III, c/c o artigo 75 da Constituição Federal, sejam apreciados sem a necessidade de utilização de força de trabalho para análise individualizada dos atos. Os atos invalidados pela análise automatizada continuam sendo analisados individualmente pelos auditores de controle externo
i. Objetivos
Agilizar e uniformizar a análise dos atos de admissão e de concessão e reduzir o uso de força de trabalho para essas tarefas, tendo em conta o baixo risco historicamente verificado.
ii. Metodologia adotada
Foram desenvolvidas diversas trilhas de verificação, que, na medida do possível, objetivam selecionar os atos de admissão e de concessão que estejam aptos ao registro pelo Tribunal sem intervenção humana. Elas foram definidas a partir de um levantamento das verificações feitas pelos auditores quando das análises individualizadas dos atos.
iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc
As análises foram desenvolvidas no SAS Enterprise Guide (posteriormente, os resultados são integrados aos SIRACs Concessões e Admissões, que são os sistemas do TCDF por meio dos quais tramitam os atos de admissão e de concessão) e utilizam essencialmente cruzamentos de dados entre as bases disponíveis no TCDF. Uma dessas bases de dados contém aposentadorias extraídas do DODF por meio de um “robô” (desenvolvido pelo Núcleo de Informações Estratégicas do TCDF) e estão sendo realizados testes para implementação da primeira trilha utilizando inteligência artificial.
iv. Tempo da prática no tribunal
As análises automatizadas dos atos de concessão e de admissão foram implantadas há cerca de 3 (três) e 2 (dois) anos, respectivamente.
v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?
Não houve compartilhamento.
3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO
a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento
Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Vilcemar Fernandes Maia Filho) e Secretaria de Tecnologia da Informação (Marcos Francisco Ribeiro Ferreira e Valfrido Ferreira da Silva), com suporte do Núcleo de Informações Estratégicas (Frederico Figueira Nardotto e Luís Gustavo de Aquino Carvalho).
b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação
Os mesmos do item anterior.
c. Conhecimentos necessários
Linguagem SQL e SAS Enterprise Guide (desenvolvimento das trilhas) e Java (integração dos resultados da análise automatizada com o Sistema de Registro de Admissões e Concessões – SIRAC, que é desenvolvido nessa linguagem de programação).
d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
As trilhas foram desenvolvidas no SAS Enterprise Guide pela SEFIPE, sendo os resultados salvos em formato JSON em banco de dados relacional. Em seguida, o SIRAC busca esses resultados e integra com o fluxo de tramitação dos atos de concessão e de admissão.
e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
Pouco mais de dois anos no total, aproximadamente, sendo cerca de um ano para cada módulo (admissões e concessões).
f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
Não houve custo adicional, além da alocação dos servidores envolvidos no projeto.
g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
As dificuldades iniciais foram obter as bases de dados necessárias para a realização dos cruzamentos de dados e, em seguida, manter esses dados atualizados e assegurar que todo o fluxo continue sendo executado com regularidade (como envolve diversos sistemas, fluxos e unidades responsáveis, é essencial manter constante atenção, pois, se qualquer parte do processo falhar, o processamento todo não é executado).
h. Pontos críticos x soluções
O maior risco para o sistema é a validação de atos cujos registros deveriam ser negados pelo tribunal. Para minimizar essa possibilidade, foram realizados inúmeros testes exclusivamente em atos válidos antes da implantação.
4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS
a. Resultados esperados
Analisar os atos de admissão e de concessão tempestivamente, de modo padronizado e utilizando uma menor quantidade de auditores nas análises.
b. Resultados alcançados
Cerca de 70% dos atos de concessão e 65% dos de admissão não temporários analisados automaticamente são validados e o tribunal tem conseguido analisar mais atos após a implementação do que antes dela, mesmo empregando uma quantidade de pessoal significativamente menor nessas tarefas. Como benefícios adicionais, estão a uniformização das análises e a disponibilização de extratos, para os Controles Interno e Externo, com as divergências encontradas para os demais atos de admissão e de concessão, o que auxilia e direciona os trabalhos dos auditores na análise individualizada desses atos.
c. Lições aprendidas
A principal lição é que a mesma sistemática pode ser utilizada em outras áreas, tanto que a análise automatizada foi implementada inicialmente para os atos de concessão de aposentadorias, reformas e pensões, sendo depois expandida para os atos de admissão de pessoal e, posteriormente, deverá ser utilizada no monitoramento contínuo das folhas de pagamento dos jurisdicionados.
5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS
a. Para os que quiserem implementar a análise automatizada, primeiro é necessário que os atos de admissão e de concessão estejam sistematizados e, em seguida, que se obtenham as bases de dados de pessoal dos jurisdicionados cujos atos serão verificados automaticamente, além de outras bases de dados complementares, como a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS e o Sistema CPF da Receita Federal do Brasil, por exemplo.
b. Em seguida, devem ser definidas as trilhas a serem implementadas, com base nas rotinas realizadas nas análises individualizadas.
c. Posteriormente, as trilhas de verificação devem ser implementadas e seus resultados integrados com o sistema de análise de atos de admissão e de concessão.
d. A manutenção das ferramentas demanda tempo, tanto para correções quanto para melhorias.
e. As bases de dados devem estar atualizadas, para evitar falhas na execução das trilhas devido a dados obsoletos.
6. OUTRAS INFORMAÇÕES
Como as análises automatizadas são partes de sistemas já existentes, não foi desenvolvida nenhuma logomarca e somente houve divulgação para as partes diretamente interessadas (Controles Interno e Externo do Distrito Federal).
5 de junho de 2023, Brasília/DF.
