TCE-CE: Seletividade de instrução e julgamento dos processos de prestação de contas de gestão

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento 
Participaram dessa etapa as equipes da Secretaria Executiva de Fiscalização e da Assessoria de Informações Estratégicas e Operações Especiais, unidades técnicas da Secretaria de Controle Externo, que contaram, à época, com cinco pessoas no total para pensar sobre o assunto. 

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação 
Para implantar a solução, necessitou-se da aprovação da Resolução Administrativa pelos conselheiros – sete titulares, que contam com cerca de 10 assessores – e, para implementá-la, das instruções processuais elaboradas por quatro Diretorias de Contas de Gestão, unidades técnicas da Secretaria de Controle Externo, que contam com cerca de 15 pessoas cada, totalizando 60 pessoas, e estão se dedicando quase que exclusivamente a analisar as prestações de contas de gestão selecionadas e referentes aos exercícios de 2017 a 2022. 

c. Conhecimentos necessários 
Necessitou-se compreender a estrutura administrativa dos municípios e do estado do Ceará, bem como o regramento estabelecido para que os administradores públicos apresentassem as contas ao tribunal, além dos conceitos do princípio de Pareto e análise de custo-benefício. 

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
Inicialmente, verificou-se a quantidade de processos que se encontravam no tribunal a partir de 2017, exercício cujas análises ainda não tinham sido realizadas no momento do estudo. Posteriormente, comparou-se a estrutura administrativa dos entes jurisdicionados com a quantidade de processos autuados na instituição. Após, identificou-se a existência de prestações de contas parciais que ocasionaram um número de processos superior ao número de unidades gestoras da estrutura administrativa dos municípios e do estado do Ceará. Ante o diagnóstico, todos os processos foram agrupados até que estivessem em um único processo todos os autuados e até que, somados, totalizassem os períodos referentes a determinado exercício. Depois do agrupamento, comparou-se a quantidade de processos com o orçamento de cada unidade gestora, a fim de otimizar a análise seguindo os princípios de Pareto, conceito que preconiza que 80% dos efeitos de um fenômeno concentram-se em 20% das causas. Neste ínterim, escolheu-se a quantidade de processos que seriam analisados para cada exercício em questão. 

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
Tendo em vista que as equipes não estiveram com tarefas exclusivas para esse projeto, destaca-se que o tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação, eventualmente, poderia ter sido menor. Registrada essa limitação, informa-se que foram necessários cerca de seis meses para desenvolver a solução, dois meses para implantá-la (tramitação e discussão do normativo) e dois anos parar implementá-la, considerando-se a aplicação nas contas de gestão referentes aos exercícios de 2017, 2018, 2019, 2020, 2021 e 2022. 

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
Remuneração média de cerca de 75 servidores durante dois anos. 

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
Durante o desenvolvimento da solução, identificou-se a falta de dados estruturados e de informações detalhadas o suficiente para as análises, além da ausência de padrão para a entrega da documentação referente às prestações de contas das unidades gestoras jurisdicionadas. Além disso, durante a implantação, as discussões entre os conselheiros nem sempre foram unânimes quanto à adoção da solução proposta, haja vista o entendimento de parte do colegiado sobre a necessidade constitucional de analisar todas as contas entregues aos tribunais de contas. Por fim, quando da implementação, a escolha de processos conforme as matrizes de risco trouxe às equipes a necessidade de sempre analisar processos com maior materialidade, relevância e, consequentemente, maior complexidade.  

h. Pontos críticos x soluções 
Em relação à ausência de dados estruturados e de padrão de entrega da documentação necessária à prestação de contas de gestão dos administradores públicos, foram providenciados estudo e normativo a fim de estipular padrão mais estruturado de entrega de informações ao TCE-CE, o que não evitou, durante o desenvolvimento da solução, procedimentos manuais para diagnosticar a real situação dos processos. Quanto à exigência de analisar todas as prestações de contas de gestão, foram realizadas apresentações demonstrando que, mesmo que houvesse a seleção de processos, com cerca de um terço da quantidade, era possível analisar entre 70% e 90% do orçamento total dos jurisdicionados, a depender do efetivo de pessoas disponibilizado para as referidas instruções processuais. E, sobre a resistência em instruir processos com um novo escopo e maior complexidade, conscientizou-se o corpo gerencial e técnico sobre a transitoriedade da situação e a necessidade de se reinventar para realizar tarefas de relevo e impacto, único caminho para legitimar a existência e a importância da instituição.