TCE-ES: Sistema informatizado para registro da quantificação de benefícios gerados

TCE-ES: Sistema informatizado para registro da quantificação de benefícios gerados

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES)

b. Endereço

Rua José Alexandre Buaiz, 157, Enseada do Suá, 29050-913, Vitória/ES

c. Presidente

Conselheiro Rodrigo Flavio Freire Farias Chamoun

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Secretaria-Geral de Controle Externo (Segex), (27) 3334-7600,  segex.gestores@tcees.tc.br

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Apresentação absorvida pelo TCM-RJ e pelo TCE-RS, conforme e-mail encaminhado à organização do evento 2º LabTCs pelo secretário-geral de Controle Externo do TCE-ES, em 02 de junho de 2023.

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Sistema informatizado para registro dos benefícios auferidos pela sociedade em decorrência das ações de controle

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-14 – Acompanhamento das decisões

c. Descrição

i. Objetivos

Proporcionar o cadastro dos diferentes tipos de benefícios previstos no Manual de Benefícios do Controle Externo do TCE-ES (qualitativos, quantitativos financeiros ou não financeiros, e sua valoração) em cada processo em que forem identificados.

ii. Metodologia adotada

O módulo informatizado categoriza os benefícios conforme status delineado no Manual de Benefícios, aprovado pela Resolução TC n. 290/2015 (atualizada por meio da Nota Técnica Segex n. 1/2022), segregando-os em: 1) proposta inicial de benefício potencial, esperada em função de proposta formulada em instrução inicial pela unidade técnica, antes do contraditório; 2) proposta conclusiva de benefício potencial, esperada em função de proposta formulada pela unidade técnica, após o contraditório, mas ainda não apreciada pelo tribunal; 3) benefício potencial, decorrente de deliberação do TCE-ES, cujo cumprimento ainda não foi verificado; 4) benefício efetivo, decorrente do cumprimento de deliberação ou antecipado no âmbito administrativo em razão de processo em andamento no TCE-ES.

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc.

Trata-se de uma solução integrada ao e-tcees, sistema responsável pelo gerenciamento e pela tramitação dos processos eletrônicos do tribunal.

iv. Tempo da prática no tribunal

O módulo e-tcees que permite o cadastro e a gestão dos benefícios advindos das ações de controle externo tomadas pelo tribunal foi implantado em maio de 2017. Já o Painel de Benefícios foi especificado e desenvolvido em 2022.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Houve compartilhamento da metodologia com o TCE-RO, TCE-AL, TCM-RJ, TCE-RS, TCE-SC, dentre outos.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

A elaboração da Resolução TC n. 290/2015, ponto de partida para especificação e desenvolvimento do módulo informatizado, foi fruto de trabalho da equipe de Projeto Estratégico, integrada pelo patrocinador/gestor do projeto e por mais cinco auditores de controle externo, sendo: uma copatrocinadora da área de tecnologia da informação, um copatrocinador da Secretaria-Geral de Controle Externo, um especialista em prestações de contas e registro, um especialista em processos de fiscalização e um especialista em sistemas. Atuou como revisor um procurador do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas.

Com a norma já editada, no ano de 2017, a Secretaria de Tecnologia da Informação promoveu a implantação do módulo informatizado no sistema e-tcees.

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Quatro auditores de controle externo, sendo dois dando suporte na especificação e dois atuando diretamente no desenvolvimento/implantação da funcionalidade.

c. Conhecimentos necessários

Domínio do Manual de Benefícios do Controle Externo.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Seleção de projeto estratégico específico para essa finalidade, em que foi feito benchmarking com outros tribunais; elaboração e aprovação de proposta de resolução; especificação e desenvolvimento do módulo informatizado com base nas diretrizes do referido normativo.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Foi desenvolvido e homologado ao longo do ano de 2016 para utilização a partir de 2017.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Custo da mão de obra dos auditores envolvidos no projeto, considerando que o desenvolvimento foi integralmente interno.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Compatibilização das atividades rotineiras dos membros da equipe do projeto prioritário com as atividades desenvolvidas no âmbito do próprio projeto.

h. Pontos críticos x soluções

Definição das permissões para lançamento dos benefícios no módulo informatizado: os registros alusivos às propostas de benefícios iniciais e conclusivos, naturalmente, seriam feitos pelas unidades técnicas que instruiriam os respectivos processos. Não obstante, optou-se por atribuir também à área técnica o registro dos benefícios potenciais (advindos dos acórdãos e das deliberações proferidas pelos relatores e colegiados do tribunal), como forma de manter a padronização dos resultados.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Facilitar o registro e a gestão dos benefícios identificados nos processos de controle externo do TCE-ES.

b. Resultados alcançados

A metodologia de identificação, avaliação e registro dos benefícios auferidos pela sociedade em decorrência das ações de controle externo é de uso corrente e se tornou referência entre os demais tribunais de contas do Brasil.

Inclusive, a sistemática capixaba foi uma das principais referências utilizadas pela Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon) na elaboração do seu Manual de Quantificação de Benefícios Gerados pela Atuação dos Tribunais de Contas (MQB), lançado em 2020.

O Módulo de Benefícios, portanto, materializa o registro dos benefícios identificados nos processos de controle externo do TCE-ES. Os dados são utilizados, basicamente, para fins de accountability, na medida em que o tribunal tem o dever de divulgar o resultado de seu trabalho e a evolução dos custos do controle.

Por fim, ressalta-se que o possível benefício de determinado trabalho pode ser mais um aspecto a ser considerado na escolha das ações de controle a serem realizadas, o que vem a ser um grande potencial deste indicador.

c. Lições aprendidas

A especificação do módulo informatizado pautada em normativo técnico detalhado proporcionou o desenvolvimento de uma solução efetiva que foi bem assimilada pelos usuários do sistema e-tcees, responsáveis pela sua alimentação.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

a. Lançar os registros dos benefícios seguindo as diretrizes de normativo regularmente aprovado.

b. Engajar os responsáveis pelos registros dos benefícios no sentido de se capacitarem para extraírem dos processos de controle externo as informações necessárias para efetuar o lançamento da forma mais assertiva possível.

6. OUTRAS INFORMAÇÕES

a. Links de acesso a publicações, notícias etc.

 

06 de junho de 2023, Vitória/ES.

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