TCE-CE: Plano Diretor de Controle Externo (PDCEX) e Plano Anual de Trabalho (PAT)

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento 
Secretaria de Controle Externo e Secretaria Executiva de Planejamento, Monitoramento e Avaliação de Controle Externo.  

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação 
Gabinetes dos conselheiros, presidência e todas as unidades técnicas ligadas à Secretaria de Controle Externo. 

c. Conhecimentos necessários 
Fundamentos de gestão para resultados, alinhamento estratégico e desdobramento de metas. 

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação  Verificou-se que todas as unidades técnicas da Secretaria de Controle Externo poderiam ser classificadas em equipes que tratam de: i) contas; ii) atos de registro; iii) fiscalização de atos e contratos; iv) recursos e consultas; e v) gestão e suporte. Vislumbrou-se a possibilidade de classificar todos os processos do estoque corrente do tribunal e os que posteriormente seriam abertos em diretrizes de instrução que orientariam a ordem de prioridade a ser seguida em cada unidade técnica. Identificou-se como as unidades poderiam contribuir para o atingimento dos objetivos estratégicos estabelecidos para a instituição e quais seriam os processos prioritários em cada unidade. Diante da viabilidade de ordenar as instruções processuais nas unidades técnicas conforme critérios objetivos, elaborou-se resolução administrativa que contém instruções e prazos para a elaboração dos planos tático (setorial: Plano Diretor de Controle Externo) e operacional (para cada unidade: Plano Anual de Trabalho). Após formalizar, seguiu-se o cronograma estabelecido que vem sendo utilizado anualmente para elaborar os referidos documentos de direcionamento das ações de controle externo. 

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
A metodologia foi elaborada em três meses e implantada em um mês, contudo, segue a implementação em todas as unidades técnicas a cada ciclo anual. 

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 
Remuneração média de cerca de três servidores que se dedicaram à elaboração e à aplicação da metodologia. 

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação A cultura da instituição foi o maior desafio quanto à mudança na forma de trabalho. Ao se estabelecerem diretrizes e especificar-se a ordem prioritária de processos, as equipes se depararam com a necessidade de solucionar questões que poderiam não estar na pauta de trabalho para aquele período se a escolha se desse de outra forma. Além disso, não havia, de forma estruturada, todas as informações sobre o conteúdo dos processos, o que dificultou a classificação adequada dos processos do estoque conforme as diretrizes estabelecidas. 

h. Pontos críticos x soluções 
Em relação à barreira cultural, realizaram-se reuniões com os gestores para explicar a necessidade de coordenar as instruções processuais entre os setores, visto que se aumenta a chance de escalonar os benefícios das ações de controle externo quando são realizadas em bloco. Divulgou-se, ainda, que a instituição poderia ser mais eficaz, tratando com proximidade temporal sobre assuntos semelhantes, caso as equipes pudessem trabalhar de maneira ordenada e padronizada. No que diz respeito à ausência de informações, identificou-se a cada ciclo de elaboração quais eram os dados necessários às tomadas de decisão, para incluí-los em bancos de dados.