TCE-PA: Sistema para recepção e análise automatizada dos atos sujeitos a registro

TCE-PA: Sistema para recepção e análise automatizada dos atos sujeitos a registro

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas 

Tribunal de Contas do Estado do Pará (TCE-PA) 

b. Endereço  

Travessa Quintino Bocaiúva, 1.585, Nazaré, Belém/PA 

c. Presidente  

Rosa Egídia Crispino Calheiros Lopes 

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail  

Controladoria de Pessoal e de Pensões (CPP), (91) 3210-0890, [email protected] 

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail  

Mylene Teixeira da Silva Ferreira, (91) 98859-3771, [email protected] e Moshe Dayan Sousa Ribeiro, (91) 98236-5268, [email protected] 

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática  

Sistema para recepção e análise automatizada dos atos sujeitos a registro. 

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula 

QATC-13 – Controle Concomitante Externo.  

13.2.6 – O tribunal possui ferramentas eletrônicas que viabilizam o recebimento, processamento e análise de documentos e informações aos jurisdicionados. 

c. Descrição  

i. Objetivos 

Tornar mais célere e eficiente o processo de recebimento e análise dos atos sujeitos a registro pelo TCE-PA. 

ii. Metodologia adotada 

A metodologia adotada consiste nas seguintes etapas:  

  • Mapeamento das etapas críticas do processo de recebimento e análise dos atos sujeitos a registro. 
  • Definição e descrição das abordagens a serem utilizadas para melhorar os pontos críticos identificados. 
  • Implantação das abordagens definidas. 

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc 

Foram desenvolvidos dois módulos com diferentes finalidades, mas que funcionam de maneira integrada e complementar: 

  • O primeiro é responsável por receber as informações dos atos sujeitos a registro enviados pelos jurisdicionados e está disponível no Sistema e-Jurisdicionado. Esse módulo recebe as informações dos referidos atos de maneira estruturada (por meio de formulários e arquivos CSV) e não estruturada (upload de arquivos PDF). 
  • O segundo módulo, disponível no Sistema Fiscalis, permite realizar pesquisas mais precisas e refinadas sobre as informações estruturadas recebidas, verificações com intuito de identificar indícios de irregularidades, checagem sobre a completude e consistência das informações e geração da minuta do relatório técnico do auditor. 

Ambos os módulos foram desenvolvidos em C#, banco de dados SQL Server e webforms. 

iv. Tempo da prática no tribunal 

Aproximadamente quatro anos. 

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais? 

Houve troca de informações com Tribunal de Contas do Estado do Amapá (TCE-AP), por meio da realização de visita técnica para conhecimento dos requisitos do sistema e experiência adquirida ao longo da execução das práticas, mas não houve repasse de tecnologia em função do objetivo do TCE-AP, de obter conhecimento e desenvolver seu próprio sistema com suas particularidades e devidas adaptações. 

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento 

Mylene Teixeira da Silva Ferreira, Ana Lidia Ferreira Gomes, Raíssa Ávila Monteiro, Jackson Cardoso Rodrigues, Aline Maria Salame Leal, Erico Lima Silva, Renato Ribeiro Martins Cal, Geomar Brito de Jesus, Tiago Lopes da Cunha, Sonia Abreu da Silva Elias, Carlos Edilson Melo Resque, Raphael Borges Reis e Silva, da Secretaria de Controle de Externo (SECEX), e Marcelo Wanderley Santos da Silva, Moshe Dayan Sousa Ribeiro, Breno Carvalho da Silva Leite, Paulo Fausto Moura das Neves, da Secretaria de Tecnologia da Informação (SETIN). 

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação 

Marcelo Wanderley Santos da Silva, Moshe Dayan Sousa Ribeiro, Carlos Cesar Silva Gomes, Ana Lidia Ferreira Gomes, Mylene Teixeira da Silva Ferreira, Raíssa Ávila Monteiro, Jackson Cardoso Rodrigues, Aline Maria Salame Leal, Ana Paula Cruz Maciel. 

c. Conhecimentos necessários 

  • Habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal, já que o desenvolvimento e implementação envolve interações com diversos stakeholders, como os membros, servidores do tribunal, gestores públicos, auditores etc. 
  • Compreender as leis, regulamentos e normas que regem as atividades do Tribunal de Contas do Estado, bem como os procedimentos de registro e análise de atos. Isso inclui a familiaridade com a legislação específica do tribunal e do estado.  
  • Conhecimento em tecnologia da informação, já que esse tipo de iniciativa frequentemente requer compreensão de bancos de dados, sistemas de informação, desenvolvimento de software, segurança da informação e integração de sistemas. 

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 

  • Definição do grupo de trabalho multidisciplinar. 
  • Levantamento dos requisitos, incluindo pesquisas sobre soluções semelhantes existentes. 
  • Desenvolvimento de protótipos. 
  • Desenvolvimento da versão para implantação. 
  • Elaboração e publicação de normas. 
  • Capacitação dos jurisdicionados. 
  • Implantação dos recursos necessários de tecnologia. 
  • Execução dos procedimentos previstos. 

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação  

  • Desenvolvimento: aproximadamente um ano para cada classe (aposentadoria e admissão).  
  • Implantação: sessenta dias para cada classe (aposentadoria e admissão). 
  • Implementação: cerca de 14 meses para admissão, aposentadoria o processo está em andamento. 

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação: os custos levantados foram baseados no número de servidores envolvidos em cada etapa, já que todo o desenvolvimento, a implantação e a implementação foram realizados pelos servidores do TCE-PA. 

  • Desenvolvimento: 11 servidores. 
  • Implantação: 9 servidores. 
  • Implementação: 9 servidores.  

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação 

  • Resistências internas às mudanças propostas pelo grupo de trabalho. 
  • Dificuldade de comunicação com o jurisdicionado para levantamento e definição de requisitos. 
  • Troca de servidores nos jurisdicionados em que os novos não conheciam ou não estavam treinados para utilizar o sistema. 
  • O participantes do grupo de trabalho tinham que lidar com a grande concorrência de outras demandas diárias, que não tinham relação com o projeto. 

h. Pontos críticos x soluções 

Levantamento e especificação de requisitos: realizar sessões de levantamento de requisitos junto aos jurisdicionados, para garantir uma compreensão clara e precisa dos requisitos do sistema. Utilizar técnicas de elicitação de requisitos, como entrevistas, questionários e prototipagem, a fim de facilitar a comunicação e garantir a captura adequada dos requisitos. 

Resistências às mudanças: identificar os principais stakeholders e suas preocupações em relação às mudanças propostas. Desenvolver uma estratégia de comunicação eficaz para envolver e informar as partes interessadas sobre os benefícios das mudanças e mitigar os impactos dos resistentes. 

Jurisdicionados aptos para usar o sistema: fornecer material (vídeos e tutoriais) para auxiliar os jurisdicionados a preparar novos servidores que irão utilizar o sistema. 

Concorrência de demandas diárias: estabelecer um cronograma realista com metas claras e alcançáveis para cada etapa do projeto, considerando as demandas diárias dos participantes. Oferecer incentivos e reconhecimento para motivá-los a priorizar suas atividades relacionadas ao projeto. 

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados 

  • Facilidade e agilidade no envio dos atos sujeitos a registro ao Tribunal. 
  • Redução no tempo de análise dos atos sujeitos a registro. 
  • Cruzamento de dados com outras bases para identificação de indícios de irregularidades. 

b. Resultados alcançados 

Facilidade e agilidade no envio dos atos sujeitos a registro ao tribunal e diminuição significativa do tempo gasto pelo auditor para realizar tais análises. 

c. Lições aprendidas 

  • O processo de construção da solução deve ser amplo e abrangente envolvendo os interessados desde o início do projeto, por meio da formalização de um grupo de trabalho permanente e interdisciplinar com autonomia para tomar decisões. 
  • Remover barreiras e facilitar a comunicação com o jurisdicionado para identificar e envolver os principais jurisdicionados de modo que eles se tornem apoiadores do projeto e/ou reduzir suas resistências. 
  • O aprendizado com outras experiências bem-sucedidas pode ser aplicado para melhorar a implementação do sistema. 
  • Treinamento é importante para garantir a adoção adequada da nova ferramenta e maximizar seus benefícios. 
  • Um piloto inicial permite aprimorar o sistema com base no feedback dos usuários e minimizar riscos associados a uma implementação em larga escala. 
  • Avaliação contínua permite otimizar o sistema, reduzir erros, melhorar o tempo de resposta e garantir a satisfação dos usuários. 

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

a. Envolver os principais interessados desde o início do projeto, formando um grupo de trabalho multidisciplinar composto por representantes de diferentes setores do tribunal. Isso garante que as necessidades e expectativas de todos sejam consideradas, aumentando a aceitação e adesão à nova solução. 

b. Realizar um levantamento abrangente dos requisitos do sistema, considerando as especificidades e regulamentações do tribunal. É importante envolver os jurisdicionados no processo de definição dos requisitos, para garantir que suas necessidades sejam atendidas e haja uma comunicação clara e efetiva. 

c. Buscar parcerias estratégicas com outros tribunais ou instituições que já tenham implementado soluções semelhantes. A troca de experiências e conhecimentos pode acelerar o processo de implementação e evitar possíveis obstáculos. 

d. Proporcionar treinamento adequado para os jurisdicionados e servidores envolvidos no uso do sistema. Isso garantirá que todos compreendam a funcionalidade e saibam como utilizar efetivamente a ferramenta. 

e. Considerar a implementação da prática de forma gradual, em ciclos de desenvolvimento e entrega, começando com um grupo piloto de jurisdicionados, antes de expandir para toda a instituição. Isso permite identificar possíveis problemas e ajustar o sistema antes de uma implantação completa. 

f. Avalie a eficiência e eficácia do processo, medindo o tempo de resposta, a redução de erros e o nível de satisfação dos usuários. 

6. OUTRAS INFORMAÇÕES

a. Links de acesso a publicações, notícias etc.

 

1º de junho de 2022, Pará/PA. 

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