TCE-RJ: Kanban

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas
Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ)

b. Endereço
Praça da República, 70, Centro, 20211-351 Rio de Janeiro/RJ

c. Presidente
Rodrigo Melo do Nascimento

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail
Subsecretaria de Tecnologia da Informação (STI), (21) 3231-5612, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail
Diego da Cunha Rangel, (21) 99191-1811, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Kanban

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-03 – Estratégia

Dimensão 3.3 – Gestão de tecnologia da informação e comunicação

c. Descrição

Com o intuito de aprimorar a utilização de recursos disponíveis de forma a facilitar o gerenciamento das atividades desenvolvidas no âmbito do tribunal de contas, a Subsecretaria de Tecnologia da Informação (STI) adotou o uso da ferramenta Kanban TCE-RJ, seguindo as boas práticas da metodologia ágil, propondo otimizar os fluxos de produção e melhorar a produtividade, permitindo o acompanhamento das tarefas de forma visual e intuitiva e que privilegiasse a integração com diversos sistemas. O projeto foi iniciado visando atender à demanda interna da área de TI (que já praticava a cultura de desenvolvimento ágil Scrum desde 2017), com o objetivo de facilitar o acompanhamento das tarefas pelos gestores e o compartilhamento célere de informações entre os servidores, privilegiando a transparência das atividades desenvolvidas no âmbito de cada unidade organizacional desta Corte de Contas.

i. Objetivo

Aprimoramento da gestão de tarefas, por meio do desenvolvimento de solução tecnológica amplamente customizável e adaptável às necessidades do órgão, visando à otimização dos fluxos de produção, à melhoria da comunicação e da transparência do trabalho e ao aprimoramento da produtividade.

ii. Metodologia adotada

A ferramenta é baseada nas metodologias ágeis Kanban e Scrum. São metodologias que procuram dividir o problema em atividades menores, visando acelerar entregas em ciclos curtos de tempo.

Dentre as diversas funcionalidades, a ferramenta permite: 1) a distribuição de processos/tarefas/rotinas; 2) que seja atribuída complexidade às atividades; 3) estipulação de prazos, registro de histórico do atendimento à tarefa; e 4) obtenção de informações objetivas e consistentes por meio de relatórios gerenciais.

iii. Tecnologias empregadas

iv. Tempo da prática no tribunal

Dois anos.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Ainda não, mas há um acordo com a Atricon para compartilhamento da ferramenta com todos os tribunais de contas.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Responsáveis pelo projeto: Marcelo Aparecido Loro e Diego da Cunha Rangel
Setores envolvidos: STI e CDS

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Responsáveis pelo projeto: Marcelo Aparecido Loro e Diego da Cunha Rangel
Setores envolvidos: STI e CDS

c. Conhecimentos necessários

Metodologias ágeis, dotNet, React, HTML, CSS, JS, banco de dados, microsserviços, DDD, arquitetura, testes automatizados e UX.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Nosso primeiro passo para o desenvolvimento foi a criação de um roadmap. Nele foram definidas as metas, os objetivos e os marcos do projeto.

Com esta direção clara estabelecida, levamos um mês para a apresentação da versão beta do Kanban. Esta versão foi disponibilizada para uso e testes dentro da Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas (CDS).

Após três meses de uso e testes pela CDS, foram desenvolvidas algumas melhorias, como integrações e relatórios. Na sequência, iniciamos a expansão para os outros órgãos do tribunal, totalizando, em um ano, adesão de outros 90 órgãos ao sistema.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Foram três meses de desenvolvimento. A implementação durou um ano até sua finalização.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Desenvolvimento interno. Sem custos adicionais.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

O principal problema, que podemos destacar, foi a necessidade de adequar a nova ferramenta às regras de negócio de todo o tribunal.

h. Pontos críticos x soluções

Ponto crítico: infraestrutura independente. Solução: a arquitetura foi projetada para não ser vinculada a uma plataforma ou provedor específico; utilização de abstrações e interfaces para interagir com os recursos de infraestrutura; todas as dependências do sistema são executadas em containers de forma isolada, escalável e portável.
Ponto crítico: integrações acontecem de forma resiliente e escalável. Solução: comunicação através de um Message Broker e utilização de containers na execução da aplicação e suas dependências.
Ponto crítico: sistema adaptável a qualquer estrutura organizacional. Solução: estruturar o domínio do sistema da forma mais flexível; criação de rotinas de sincronização e soluções arquiteturais, visando à maior independência da aplicação.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Centralização e padronização dos fluxos de trabalho das equipes; relatório trimestral e de sprint gerado de forma automatizada; respeito à hierarquia do TCE.

b. Resultados alcançados

Adesão, ao sistema, de mais de 90 unidades do tribunal; o Kanban simplificou os fluxos de produção e tornou a rotina de trabalho dos servidores muito mais dinâmica.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

Provisionar ambiente para execução do sistema em containers; em caso de integração com o sistema de RH do tribunal de contas, será necessária a implementação do contrato de sincronização; usar base de dados SQL.