TCE-RJ: Solicitação Interna Eletrônica

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas
Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ)

b. Endereço
Praça da República, 70, Centro, 20211-351, Rio de Janeiro/RJ

c. Presidente
Rodrigo Melo do Nascimento

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail
Subsecretaria de Tecnologia da Informação (STI), (21) 3231-5612, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail
Diego da Cunha Rangel, (21) 99191-1811, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Solicitação Interna Eletrônica

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-03 – Estratégia

Dimensão 3.3 – Gestão de tecnologia da informação e comunicação

c. Descrição

Com o intuito de proporcionar melhores resultados, o Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ) vem utilizando recursos de tecnologia da informação de forma a permitir cada vez mais o aprimoramento do fluxo das informações, além de garantir maior eficiência às análises e à resolução de demandas. Dentre os recursos, o uso da ferramenta de Solicitação Interna Eletrônica (SIE) pelas unidades organizacionais integrantes do TCE-RJ permitiu que 100% do acervo físico se tornasse digital.

Um dos benefícios do uso da SIE é a celeridade na resolução de diversas demandas, o que torna o fluxo de informações mais ágil entre as partes interessadas. Destaca-se, também, que o uso do sistema eletrônico propicia uma maior garantia na segurança das informações, reduzindo o risco de eventuais modificações em documentos já registrados. Em 2022, foram abertas 18.355 Solicitações Internas Eletrônicas pelas diversas áreas do TCE-RJ, substituindo a utilização dos memorandos em papel, o que gerou mais economicidade em toda a Corte de Contas, minimizando os gastos com papel e demais materiais acessórios.

i. Objetivo

Reduzir o uso de memorandos em papel e melhorar o fluxo de informações entre os órgãos do tribunal.

ii. Metodologia adotada

A demanda é criada e o sistema cuida de todo o fluxo da informação até a chegada ao órgão responsável para atender àquela requisição.

O usuário pode iniciar uma solicitação por meio de modelos que auxiliam esta construção, reduzindo o tempo e padronizando a comunicação dentro da lógica de negócio de cada órgão.

É possível, para o órgão, ter o controle de saída e entrada de solicitações por meio do fluxo de autorização, em que os responsáveis de cada setor respondem pelas autorizações antes da tramitação.

O sistema consome as bases de dados do RH (importação de usuário e órgãos) e Processo Eletrônico (criação de processos a partir de uma SIE).

iii. Tecnologias empregadas

iv. Tempo da prática no tribunal

Cinco anos.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Não.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Responsáveis pelo projeto: Marcelo Aparecido Loro e Diego da Cunha Rangel
Setores envolvidos: STI e CDS

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Responsáveis pelo projeto: Marcelo Aparecido Loro e Diego da Cunha Rangel
Setores envolvidos: STI e CDS

c. Conhecimentos necessários

dotNet, Angular, HTML, CSS, JS, banco de dados, microsserviços, DDD, arquitetura, testes automatizados e UX.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Dado o desafio de eliminar os memorandos em papel, em um mês, foi desenvolvida a versão beta do sistema Memorando Eletrônico. Esta primeira versão ficou disponível para testes apenas na Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas (CDS).

Durante os testes, foi possível identificar melhorias a serem feitas no sistema. Mais uma sprint e foram lançados o fluxo de autorização, as notificações em tempo real e a funcionalidade Providências. Com essas melhorias, foi possível apresentar a solução para outros órgãos, iniciando o processo de expansão do Memorando Eletrônico.

Com novos usuários, novas necessidades surgiram, e o time de desenvolvimento lançou, após nova sprint, o recurso Solicitação Circular. Com esta melhoria, seria possível enviar uma solicitação para múltiplos destinos simultaneamente.

Na sequência, foi implementada a integração com o Sistema de Processo Eletrônico.

Após três meses de uso por alguns órgãos, foi observado que o Memorando Eletrônico seria o ponto de entrada adequado para qualquer tipo de solicitação no tribunal de contas, podendo, assim, eliminar também os formulários em papel. Com este objetivo em mente, foi desenvolvida a funcionalidade de modelos, e o sistema passou a ser chamado de Solicitação Interna Eletrônica ou apenas SIE.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Foram cinco etapas de aproximadamente um mês cada até a ferramenta ser considerada madura. A implementação durou um ano até sua finalização.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Desenvolvimento interno. Sem custos adicionais.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

O maior problema veio na implementação, pois era necessário adequar o fluxo de trabalho para todo o TC.

h. Pontos críticos x soluções

Ponto crítico: dependência com as bases de dados do Processo Eletrônico e RH. Solução: isolar a comunicação com essas bases de dados por meio de serviços e utilização de Message Brokers.
Ponto crítico: padronização das solicitações. Solução: criação de modelos para as solicitações mais recorrentes.
Ponto crítico: integração com o Processo Eletrônico utilizando assinatura digital de documentos. Solução: desenvolvimento de app em WPF.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Eliminação do uso de memorandos físicos, eliminação do uso de formulários, unificação dos tipos de solicitação, melhora na comunicação entre órgãos.

b. Resultados alcançados

Fim de cadastros de memorandos físicos em menos de um mês; economia direta com papel, capas de processos e demais acessórios – foram economizados quase 2 milhões de folhas nos primeiros três anos; centralização do fluxo de interação entre órgãos; e aumento da velocidade de troca de mensagens entre órgãos. Em 2022, chegamos à marca de 18.355 solicitações abertas.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

Provisionar ambiente para execução do sistema em containers; em caso de integração com sistemas como RH e Processo Eletrônico do tribunal de contas, será necessária a implementação do contrato dos serviços; usar base de dados SQL.