TCU: Boas Práticas em Procedimentos Digitais em Auditoria

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas da União (TCU)

b. Endereço

Setor de Administração Federal Sul – SAFS – Quadra 4, Lote 1, Brasília/DF

c. Presidente

Ministro Bruno Dantas

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Tribunal de Contas da União, (61) 3527-5802, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Auditor Aloisio Dourado Neto, (61) 3527-5527, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Boas Práticas em Procedimentos Digitais em Auditoria

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-07 – Desenvolvimento Profissional (7.2.2)

c. Descrição

i. Objetivos

Apoiar o auditor em sua adaptação ao formato híbrido de desempenho do controle externo.
Dar luz para as ações positivas na condução de trabalhos de auditoria.
Cooperar para a realização de fiscalizações ainda melhores e mais eficientes.
Compartilhar iniciativas que agregam valor ao trabalho do auditor.

ii. Metodologia adotada

Oferecer em um ambiente online (web site) todos os produtos, serviços e soluções disponibilizados pelo tribunal para apoiar o exercício da função de auditor.
Pesquisa ampla (benchmarking) com entes de auditoria pública e privada no Brasil, servidores do TCU e Entidades de Fiscalização Superior (EFS) de outros países, bem como na análise de literatura sobre condução remota de auditorias.
Para dar o próximo passo no sentido da evolução digital do TCU, a partir de 2023, a Secretaria de Controle Externo adotou uma nova forma de organização com a concentração de suas unidades técnicas em sete grandes temas finalísticos, sendo que cada um deles passou a contar com um “Núcleo de Dados”, um grupo de pessoas especializadas em análise de dados com foco na produção de análises automatizadas, alertas e tipologias e soluções inovadoras sobre os assuntos correlatos ao seu tema. Para governança dessas iniciativas, foi criada uma estrutura de coordenação em rede, com liderança centralizada.

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc

Utilização do Microsoft Sharepoint, plataforma de colaboração entre grupos de aplicação na web, que permite o compartilhamento de arquivos, informações, notícias e recursos com os colaboradores e jurisdicionados em um site dedicado.
Confecção de vídeos, com passo a passo de utilização das diversas ferramentas disponibilizadas pelo tribunal, desde a preparação da estação de trabalho, passando pelo relacionamento “digital” com o auditado, até a obtenção de informações e compartilhamento de resultados.
Fortalecimento da atuação colaborativa com o auditado, envolvendo compartilhamento de tipologias e algoritmos desenvolvidos no âmbito das auditorias, de modo a possibilitar a incorporação das práticas nos controles internos das políticas públicas.
A partir de 2023, houve a intensificação da adoção de ferramental em nuvem para análise de dados e Inteligência Artificial (IA).

iv. Tempo da prática no tribunal

Três anos.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Divulgação no 1º Lab TCs.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Para desenvolvimento da prática, foi criado um Grupo de Trabalho (GT) composto por 1 coordenador e 11 membros, selecionados entre as diversas unidades técnicas especializadas do TCU.
A intenção era incorporar uma visão multidisciplinar sobre a questão da incorporação de ferramentas digitais para auditoria e uso de ferramental colaborativo para o trabalho remoto.

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

A partir dos materiais produzidos pelo GT e disponibilizados de forma digital e on-line, a implantação da prática se deu de forma orgânica, com a adesão progressiva de todas as unidades técnicas.

c. Conhecimentos necessários

Grande parte das ferramentas e tecnologias indicadas nas boas práticas indicadas é intuitiva e de fácil uso. Entretanto, o letramento básico no uso das ferramentas de automação de escritório, como as ferramentas da suíte Office da Microsoft, é necessário.
Ações de capacitação foram colocadas à disposição dos servidores que não se sentiam aptos a realizar seu trabalho de forma 100% digital por meio do ferramental disponibilizado. Cumpre destacar que isso ocorreu com uma minoria deles.
Apesar de a maioria das ferramentas ser acessível a grande parte dos auditores, trabalhos fortemente embasados em análise de dados requerem conhecimentos especializados. Para suprir a carência deste tipo de profissional, o TCU vem incorporando em seus processos seletivos conhecimentos relativos à estatística e análise de dados. Além disto, instituiu uma trajetória profissional específica para análise de dados para o controle, que vem tendo uma boa adesão.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Constituição do GT.
Realização de pesquisas e coleta de boas práticas.
Produção dos materiais de disseminação em SharePoint.
Publicação para todo o TCU.
Adoção de maneira orgânica, não impositiva, pelas unidades de negócio.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Quatro meses.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Dedicação parcial de 12 auditores ao GT. Os custos de evolução da plataforma tecnológica da Microsoft já estavam previstos no planejamento, independentemente dos trabalhos do GT.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

A principal preocupação relativa à implantação das boas práticas dizia respeito a um eventual risco de não adesão por motivo de baixo letramento digital de alguns grupos de servidores. Esse risco está sendo mitigado com a promoção de ações de capacitação.

h. Pontos críticos x soluções

Risco de não adesão às práticas básicas em função de baixo letramento digital – mitigação por meio de ação de capacitação;
Risco de dificuldade de escalar ações de controle fortemente baseadas em dados por falta de servidores com expertise em análise de dados em número suficiente – mitigação por meio da incorporação de conhecimentos em análise de dados nos processos seletivos do TCU e criação da trajetória profissional em análise de dados para o controle.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Manutenção da produtividade das equipes de auditoria, mesmo com as restrições impostas pela pandemia de Covid-19, em especial referentes à necessidade de realização de trabalhos de forma remota.
Não impactar regularidade de realização das sessões plenárias, considerando a modalidade de sessão telepresencial.

b. Resultados alcançados

Com a adoção das práticas, observamos na verdade um aumento de produtividade das equipes.
A realização das sessões não foi impactada negativamente com a introdução da modalidade telepresencial.

c. Lições aprendidas

Necessidade de revisitar periodicamente os processos de trabalho críticos do tribunal.
Trazer os diferentes atores envolvidos na atividade é fundamental – não apenas realizar entrevistas, mas de fato envolvê-los em todas as etapas, inclusive na busca de soluções.
Eficiência do uso de ferramenta colaborativa possibilita fazer esse trabalho mesmo a distância.
A continuidade de negócio lato sensu (resposta ao risco) é tão importante quanto a continuidade de negócio strictu sensu (método clássico e completo de mapeamento de risco).
Necessidade de estar atento às evoluções tecnológicas.