1. IDENTIFICAÇÃO
a. Tribunal de Contas
Tribunal de Contas da União (TCU)
b. Endereço
SAFS Quadra 4, Lote 1, 70042-900 , Brasília/DF
c. Presidente
Bruno Dantas
d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail
Secretaria das Sessões, (61) 3527-7978, seses@tcu.gov.br
2. SOBRE A BOA PRÁTICA
a. Título da prática
Resposta ao risco de interrupção/não realização de sessões
b. Indicador do MMD-TC a que se vincula
QATC-02 – Liderança (2.1.3)
c. Descrição
i. Objetivo
Adotar respostas tempestivas e sistematizadas a eventuais incidentes que possam ocasionar interrupção ou dificuldade na realização das sessões telepresenciais colegiadas do TCU.
ii. Metodologia adotada
Criação de grupo de trabalho, com a coordenação da Secretaria das Sessões e a participação das secretarias de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, de Soluções de Tecnologia da Informação, de Engenharia e de Serviços de Apoio, de Comunicação, de Planejamento, Governança e Gestão e da Secretaria-Geral Adjunta da Presidência, com o objetivo de desenvolver Plano de Resposta a Incidentes das Sessões Colegiadas, devendo mapear riscos associados a incidentes e indicar medidas mitigadoras, bem como informar sobre situações em que será necessário interromper a sessão e comunicar aos participantes e espectadores o tempo previsto para o retorno.
Normatização de procedimento por meio de portaria (Portaria-TCU n.º 76, de 07/06/2021), contendo: designação de grupo executivo de resposta a incidentes em sessões telepresenciais.
Elaboração de protocolos a serem observados, por tipo de incidente e responsável pela ação para a redução de impactos (incidente de queda de energia elétrica, indisponibilidade de internet, indisponibilidade/instabilidade de aplicativos – Teams, YouTube –, entre outros).
iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc.
YouTube, Microsoft Teams, Portal do TCU, equipamentos de áudio e vídeo.
iv. Tempo da prática no tribunal
Três anos.
v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?
Não houve.
3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO
a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento
Secretaria das Sessões, Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (Seplan), Secretaria de Comunicação, Secretaria de Tecnologia da Informação e setor de áudio e vídeo.
b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação
Alden Mangueira, José Renato Affonso, Wagner Miranda e Carlos Alberto Freitas.
c. Conhecimentos necessários
Funcionamento da sessão e conhecimentos básicos sobre gestão de riscos.
d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
Mapeamento dos riscos de interrupção das sessões no ambiente virtual, identificação das ações necessárias para a continuidade das sessões e redação da portaria normatizando os procedimentos.
e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
Dois meses.
f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
Somente o tempo despendido pelo grupo de trabalho nas reuniões, por alguém da área de gestão de risco e das sessões no registro dos riscos e na redação da portaria e por alguém da Secretaria das Sessões na revisão.
g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação
A principal dificuldade foi a questão do tempo entre a suspensão das sessões presenciais e a primeira versão da solução: inferior a uma semana (não apenas foram realizadas adaptações no sistema, mas também foi concebida toda uma nova sistemática operacional). Além disso, houve alguns desafios relacionados às soluções remotas, como o Desktop Virtual e o Teams, que passaram de poucos para centenas de usuários simultâneos.
h. Pontos críticos x soluções
Envolvimento das diferentes áreas.
4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS
a. Resultados esperados
- Identificação de riscos para variadas situações passíveis de impactar a realização das sessões telepresenciais, bem como de medidas mitigadoras em caso de ocorrência delas.
- Adoção de um plano de resposta para as sessões telepresenciais de conhecimento de todas as unidades envolvidas.
- Estabelecimento de uma previsibilidade de ações a serem adotadas na hipótese da ocorrência de um dos possíveis incidentes, com soluções de contorno.
- Aperfeiçoamento de determinados processos de trabalho, incluindo medidas de melhoria sensível no processo de comunicação, visando à identificação e à pronta resposta aos incidentes.
b. Lições aprendidas
- Necessidade de revisitar periodicamente os processos de trabalho críticos do tribunal.
- Trazer os diferentes atores envolvidos na atividade é fundamental. Não apenas realizar entrevistas, mas de fato envolvê-los em todas as etapas, inclusive na busca de soluções.
- Eficiência do uso de ferramenta colaborativa possibilita fazer esse trabalho mesmo a distância.
- A continuidade de negócio lato sensu (resposta ao risco) é tão importante quanto a continuidade de negócio stricto sensu (método clássico e completo de mapeamento de risco).
5. OUTRAS INFORMAÇÕES
a. Links de acesso a publicações, notícias etc.
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BTCU_105_de_08_06_2021_Administrativo.pdfBTCU_105_de_08_06_2021_Administrativo.pdf
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Pesquisa textual | Tribunal de Contas da União (tcu.gov.br)Pesquisa textual | Tribunal de Contas da União (tcu.gov.br)
