TCE-ES: Sistema de Controle de Qualidade das Fiscalizações

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES)

b. Endereço

Rua José Alexandre Buaiz, 157, Enseada do Suá, 29.050-913, Vitória/ES

c. Presidente

Conselheiro Rodrigo Flavio Freire Farias Chamoun

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Secretaria Geral de Controle Externo (Segex), (27) 3334-7600, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Rafael Ignes Tristão, (27) 98803-8363, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Sistema de Controle de Qualidade das Fiscalizações

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-09 – Controle e garantia de qualidade de fiscalizações e auditorias

c. Descrição

i. Objetivos

Assegurar a alta qualidade de cada produto da fiscalização e identificar oportunidades de melhoria na aplicação dos pronunciamentos profissionais instituídos pelo TCE-ES.

ii. Metodologia adotada

Em atenção à NBASP 140, estabeleceu-se, por meio do normativo em tela, um sistema de controle de qualidade das fiscalizações apropriados às competências do TCE-ES, de forma a responder aos seus riscos de qualidade. Assim, fora editada a Resolução TC n. 348/2020, que preconiza a realização de ciclos anuais de avaliação interna da qualidade das fiscalizações, por meio da Comissão de Garantia de Qualidade (CGQ), a qual verifica a aderência aos pronunciamentos profissionais do tribunal daquelas fiscalizações que tiveram relatórios emitidos no ano anterior ao de sua designação.

Todos os membros da CGQ devem ser auditores de controle externo com, ao menos, três anos de experiência anterior na execução ou supervisão de fiscalizações e, no mínimo, metade dos membros deve ter executado pelo menos uma fiscalização no ano, cujos trabalhos serão avaliados. Para tanto, o secretário-geral de Controle Externo indica os membros da CGQ, inclusive o seu coordenador; fornece apoio administrativo; supervisiona o trabalho de garantia de qualidade; aprova o planejamento do trabalho de garantia de qualidade e solicita à comissão as alterações que entender necessárias à sua aprovação; recebe o relatório do trabalho de garantia de qualidade; avalia as medidas nele recomendadas; promove a sua ampla divulgação no âmbito das unidades técnicas e o encaminha ao presidente do tribunal, para ciência, eventuais providências e arquivamento.

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc

O trabalho realizado pela Comissão de Garantia de Qualidade se vale do acesso às informações registradas nos módulos de fiscalização e de processos do sistema e-TCE-ES, sendo empreendido por meio de simples consultas aos próprios sistemas disponibilizados regularmente aos auditores de controle externo, e à documentação de auditoria produzia pelas equipes de fiscalização do tribunal.

iv. Tempo da prática no tribunal

O primeiro ciclo de garantia interna da qualidade das fiscalizações foi realizado no ano de 2021, estando em andamento, na presente data, o terceiro ciclo.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Houve comprtilhamento da metodologia com o TCE-RO, TCE-AL e na reunião dos secretários-gerais de Controle Externo em evento da ATRICON, em 2022.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

A elaboração da Resolução TC n.º 348/2020 foi fruto de trabalho da equipe de Projeto Estratégico, patrocinado pelo secretário-geral de Controle Externo, integrada pelo gestor do projeto (auditor de controle externo do Núcleo de Controle Externo de Métodos e Suporte – NMS) e, ainda, por mais quatro auditores de controle externo: o coordenador do NMS, um coordenador da área de contas, uma coordenadora da área de políticas públicas e um coordenador da área de fiscalização.

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Secretário-geral de Controle Externo – que supervisiona os trabalhos de garantia de qualidade – e auditores de controle externo por ele indicados anualmente para integrar a CGQ.

c. Conhecimentos necessários

Domínio da estrutura de pronunciamentos profissionais do tribunal, em especial do Manual de Auditoria de Conformidade.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Seleção de projeto estratégico específico para essa finalidade, em que foi feito benchmark com outros tribunais (mesmo de forma remota, em meio à pandemia da Covid-19); elaboração e aprovação de proposta de resolução; designação anual de comissão de garantia de qualidade para avaliar as fiscalizações com relatórios emitidos no ano anterior à sua designação.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

O projeto teve incício em abril/2020 e foi encerrado em novembro/2020 de maneira que, já em 2021, fora realizado o primeiro ciclo de garantia interna da qualidade das fiscalizações.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Segundo o módulo de custos do sistema e-TCE-ES, o projeto prioritário que culminou com a elaboração da norma que disciplina o sistema de controle de qualidade atingiu o valor de R$ 69.921,37. Já o custo da realização de cada ciclo depende do quantitativo de membros designados para compor a comissão, além da extensão dos trabalhos definidos no planejamento.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Compatibilização das atividades rotineiras dos membros da equipe do projeto prioritário com as atividades desenvolvidas no âmbito do próprio projeto, e dos membros da CGQ com suas tarefas do dia a dia.

h. Pontos críticos x soluções

Definição do marco temporal que delimita a extensão dos trabalhos da CGQ: optou-se por verificar as fiscalizações que haviam entregado um produto aos usuários previstos (relatório) no ano anterior ao da designação da comissão; Trabalho dos membros da CGQ não é de dedicação exclusiva (estima-se que cada ACE deva reservar a carga horária referente a um dia de trabalho por semana para se dedicar às atividades da comissão); formatar, desde o primeiro ciclo, uma estrutura de trabalho – com a criação de papéis de trabalhos específicos – que pudesse ser facilmente adotada nos anos subsequentes, favorecendo sua continuidade.

Receio do corpo técnico em compreender a atuação da CGQ como um trabalho correicional, aspecto esse mitigado com ampla divulgação do fato de que a comissão busca unicamente aprimorar a qualidade dos trabalhos de fiscalização do tribunal. Tanto é assim que os achados são divulgados de forma agregada, sem identificar em quais fiscalizações os mesmos foram verificados.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Melhoria da qualidade das fiscalizações exercidas pelo tribunal.

b. Resultados alcançados

Considerando a determinação no sentido de que a garantia interna de qualidade deveria ser realizada anualmente pela Comissão de Garantia de Qualidade (CGQ), em 2021 realizou-se o primeiro ciclo no âmbito do tribunal, seguindo à risca a mesma metodologia empregada nas auditorias de conformidade. Dessa forma, a etapa de planejamento e execução dos trabalhos de garantia de qualidade ficou bem documentado, facilitando a continuidade dos trabalhos nos anos seguintes – tanto que a CGQ do ciclo 2021-2022 finalizou seus trabalhos de forma exitosa e o terceiro ciclo se encontra em andamento. Os dois primeiros trabalhos não identificaram a ocorrência de não conformidades relevantes aos pronunciamentos profissionais do tribunal, mas evidenciou o potencial de melhoria no controle de qualidade das fiscalizações, bem como a importância das fiscalizações dentre as ações de controle externo do TCE-ES e o valor que elas agregam à sociedade capixaba.

c. Lições aprendidas

Analisar os próprios trabalhos da área técnica auxilia no aprimoramento do planejamento e da execução das ações de fiscalização do tribunal.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

a. Estabelecer um método de trabalho que possa ter continuidade, em que cada CGQ designada, acessando o trabalho da CGQ do ano anterior, possa compreender facilmente como foi planejado e executado o ciclo de garantia, de forma a facilitar sua reprodução no ano em curso.