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TCE-GO: Gestão de Processos de Trabalho por meio da Cadeia de Valor

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE-GO)

b. Endereço

Avenida Ubirajara Berocan Leite, 640 – St. Jaó, 74674-015, Goiânia/GO

c. Presidente

Conselheiro Saulo Marques Mesquita

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Diretoria de Governança, Planejamento e Gestão (DI-PLAN), (62) 3228-2714, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Sérvio Túlio Teixeira e Silva; (62) 3228-2548 ou (62) 98117-7365, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Gestão de Processos de Trabalho por meio da Cadeia de Valor.

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula:

QATC-02 – Liderança.

c. Descrição

A Cadeia de Valor é uma ferramenta de gestão de processos que, abrangendo todos os processos de trabalho de uma organização, busca traduzir a estratégia organizacional para as rotinas setoriais e contribuir para produção de valor para o cliente. No TCE-GO, a ferramenta está inserida no contexto do Sistema de Gestão Integrado (SGI), contemplando os requisitos da gestão da qualidade previstos na ISO 9001:2015. Assim, a gestão dos processos de trabalho organizacionais do TCE-GO é traduzida mediante sua Cadeia de Valor, a qual demonstra um fluxo contínuo das informações estratégicas, táticas e operacionais que envolvem cada processo de trabalho na geração dos produtos e benefícios aos clientes da instituição.

i. Objetivos

Auxiliar na compreensão do papel do TCE-GO.
Vincular as rotinas de trabalho aos objetivos estratégicos.
Identificar processos e produtos que agregam valor significativo para as partes interessadas.
Promover a melhoria contínua no contexto organizacional e
Proporcionar a construção de uma visão ampla e sistêmica dos fluxos de trabalho do TCE-GO.

ii. Metodologia adotada

A Cadeia de Valor de Processos de Trabalho do TCE-GO resultou de projeto estratégico implementado no biênio 2019-2020. Na ocasião, os processos de trabalho da organização foram reorganizados segundo a lógica de núcleos específicos de processos, a saber: finalísticos, de suporte e de gestão. Desde então, as manutenções nos processos de trabalho vêm sendo coordenadas pela Diretoria de Governança, Planejamento e Gestão (DI-PLAN) que, com o auxílio da Diretoria de Tecnologia da Informação (DI-TI), também promove a automação de processos em ferramenta de BPMS (Solar BPM). O ciclo de gestão inerente aos processos de trabalho do TCE-GO compreende as atividades de elaboração, aprovação, validação e publicação, todas controladas por meio do Sistema de Gestão e Planejamento – SGP e normatizadas por meio do PO-Gerir Processos de Trabalho. Atualmente a Cadeia de Valor do TCE-GO conta com:

3 núcleos.
9 macroprocessos.
52 processos de trabalho.
115 documentos (Procedimento Operacional, Manual e Instrução de Trabalho).

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc

Software Solar BPM.
Software Bizagi.
Notação BPMN.

iv. Tempo da prática no tribunal

Três anos (implementada em 2020).

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Não.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Diretoria de Governança, Planejamento e Gestão (DI-PLAN) e todos os gestores do tribunal.

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Bruno Batista de Carvalho Luz e Michely Bonsólio Barbosa, da Diretoria de Governança, Planejamento e Gestão (DI-PLAN).

c. Conhecimentos necessários

Conhecimento em gestão de processos.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

i. Levantamento dos processos de trabalho existentes.

ii. Agrupamento em núcleos e macroprocessos.

iii. Elaboração de modelo de cadeia de valor.

iv. Validação com gestores.

v. Publicação da primeira versão.

vi. Aprimoramento: padronização da vii. atividade de gestão dos processos de trabalho, com foco na manutenção da cadeia de valor.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Um ano.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Ferramenta de gestão desenvolvida internamente, não havendo custos.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Falta de aculturamento interno em gestão de processos, o que dificultou a validação das informações levantadas.

h. Pontos críticos x soluções

Havia uma preocupação de garantir que a iniciativa não fosse descontinuada. Para mitigar essa preocupação, a Cadeia de Valor foi desenvolvida a partir da vinculação com o Plano Estratégico. Foi criada ainda uma rotina padronizada, com o intuito de promover a manutenção da Cadeia de Valor (PO-Gerir Processos de Trabalho).

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Aprimorar a gestão de processos do TCE-GO sob o ponto de vista de produção de valor para as partes interessadas (sociedade, jurisdicionados, formuladores de políticas públicas etc.).

b. Resultados alcançados

Mapeamento dos processos de trabalho do TCE-GO.
Identificação dos produtos e benefícios gerados para os clientes da instituição.
Identificação do papel de cada unidade organizacional na instituição.
Identificação das interações entre as unidades organizacionais.
Identificação dos pontos críticos para a padronização.
Fomento à padronização das rotinas organizacionais.
Criação de uma cultura para o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia.

c. Lições aprendidas

O envolvimento da alta direção é fator crítico para o sucesso da Cadeia de Valor.
A ferramenta é essencial para o avanço na avaliação da eficiência dos processos de trabalho.
Diferenciação das funções de negócio primárias e secundárias.
Padronização das rotinas como ferramenta para estímulo à eficiência e aferição de resultados da organização.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

Buscar a solução a partir de processos de trabalho existentes para, posteriormente, fomentar a cultura de padronização e ampliação desses processos de trabalho.