HomeTCE-PI: Processo automatizado para controle de prazos de comunicação processual

Gestão de Processos

TCE-PI: Processo automatizado para controle de prazos de comunicação processual

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas do Estado do Piauí (TCE-PI)

b. Endereço

Avenida Pedro Freitas, 2.100, Centro Administrativo, 64018-900, Teresina/PI

c. Presidente

Conselheiro Joaquim Kennedy Nogueira Barros

d. Unidade responsável pela prática

Secretaria de Tecnologia da Informação (STI)

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Luis Batista de Sousa Júnior, (86) 3215-3868, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Processo automatizado para controle de prazos de comunicação processual

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-5.3.8

c. Descrição

Trata-se de sistema informatizado em ambiente web, cuja implementação deu-se a partir de motor para automação da execução de processos, contemplando orquestração de microsserviços e automatização de tarefas e regras de decisões com utilização de ferramentas de Business Process Management (BPM) e Business Decision Management (BDM) open-source.

i. Objetivos

Disponibilizar ferramenta para controle dos prazos de comunicação processual, utilizando-se de robôs para execução de tarefas automatizadas e direcionamento do fluxo de tarefas humanas.

ii. Metodologia adotada

Modelagem do processo de trabalho realizado na Comunicação Processual do TCE-PI utilizando notações padrão de mercado Business Process Management Notation (BPMN) e Decision Management Notation (DMN).
Desenvolvimento de robôs para automatização de tarefas e execução de regras de negócio.
Criação de interface web amigável para visualização e execução das tarefas humanas.
Disponibilização de relatórios e dashboards para acompanhamento e estatísticas de prazos de comunicação processual.
Disponibilização de ambiente externo para consulta dos prazos processuais dos interessados no portal do TCE-PI.

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc.

Framework de desenvolvimento Spring Boot para implementação de microsserviços.
Framework Angular para criação de interface web.
Autenticação de usuários por meio do protocolo Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) e ferramenta Keycloak.
Software livre de automação de processos BPM Camunda.

iv. Tempo da prática no tribunal

O desenvolvimento da metodologia e da ferramenta teve início no primeiro semestre de 2021. Efetiva utilização a partir de maio de 2022.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Não houve compartilhamento até o momento.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Diretoria de Sistemas e Dados (Disd): Antônio Moreira da Silva Filho, (86) 3215-3980, [email protected]

Diretoria de Gestão Processual (Dgesp): Vimara Coelho Castor de Albuquerque, (86) 3215-3954, [email protected]

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Servidores das unidades mencionadas acima.

c. Conhecimentos necessários

i. Sob a ótica do setor demandante: conhecimento sobre o fluxo atual (as is) e ideias quanto ao fluxo desejado (to be) do processo a ser automatizado.

ii. Para desenvolvimento: conhecimento sobre notações padrão de mercado Business Process Management Notation (BPMN) e Decision Management Notation (DMN), bem como conhecimento sobre as tecnologias mencionadas no tópico anterior.

iii. Uma vez em operação, a ferramenta é de utilização simples e intuitiva por quaisquer servidores da unidade de comunicação processual.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Descritos anteriormente na metodologia.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Início das reuniões para concepção e desenvolvimento ainda no primeiro semestre de 2021, com efetiva implantação em maio de 2022.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Custos internos referentes às horas da força de trabalho do tribunal dedicadas à atividade.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Ausência de mapeamento prévio das atividades, o que demandou tempo da equipe para que o processo fosse adequadamente mapeado com utilização de notações BPMN e DMN. Caso o mapeamento já existisse, o tempo para a implementação poderia ser abreviado.

h. Pontos críticos x soluções

Imprescindível conhecimento prévio de parte da equipe em BPMN e DMN, em especial por parte da equipe responsável pelo desenvolvimento propriamente dito. A carência foi parcialmente suprida por capacitações fornecidas pelo tribunal.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Internamente: padronização, organização e agilidade do processo de controle de prazos de comunicação processual. Externamente: disponibilização aos interessados de consulta dos prazos de comunicação processual.

b. Resultados alcançados

Resultados esperados foram alcançados. Além disso, a experiência adquirida pela equipe na condução do projeto permite que a iniciativa seja replicada em outras atividades rotineiras do tribunal (por exemplo, sistema de ouvidoria).

c. Lições aprendidas

Benefícios advindos do mapeamento de processos nas áreas de negócio com utilização de notações padrão de mercado, em especial em processos contendo atividades rotineiras que possam, eventualmente, ser automatizadas, permitindo a realocação da força de trabalho. Além disso, evidenciou-se que a integração entre as áreas de negócio e de tecnologia traz melhores resultados no desenvolvimento de soluções informatizadas.

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

Realização de capacitações em mapeamento de processos mediante notações de mercado, e tendo como público servidores das áreas de negócio e de tecnologia da informação, o que facilita as discussões e a distribuição de atividades quando da construção da ferramenta.