TCU: Resposta ao risco de interrupção ou não realização de sessões

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas da União (TCU)

b. Endereço

SAFS Quadra 4, Lote 1, 70042-900 , Brasília/DF

c. Presidente

Bruno Dantas

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Secretaria das Sessões, (61) 3527-7978, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Resposta ao risco de interrupção/não realização de sessões

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-02 – Liderança (2.1.3)

c. Descrição

i. Objetivo

Adotar respostas tempestivas e sistematizadas a eventuais incidentes que possam ocasionar interrupção ou dificuldade na realização das sessões telepresenciais colegiadas do TCU.

ii. Metodologia adotada

Criação de grupo de trabalho, com a coordenação da Secretaria das Sessões e a participação das secretarias de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, de Soluções de Tecnologia da Informação, de Engenharia e de Serviços de Apoio, de Comunicação, de Planejamento, Governança e Gestão e da Secretaria-Geral Adjunta da Presidência, com o objetivo de desenvolver Plano de Resposta a Incidentes das Sessões Colegiadas, devendo mapear riscos associados a incidentes e indicar medidas mitigadoras, bem como informar sobre situações em que será necessário interromper a sessão e comunicar aos participantes e espectadores o tempo previsto para o retorno.

Normatização de procedimento por meio de portaria (Portaria-TCU n.º 76, de 07/06/2021), contendo: designação de grupo executivo de resposta a incidentes em sessões telepresenciais.

Elaboração de protocolos a serem observados, por tipo de incidente e responsável pela ação para a redução de impactos (incidente de queda de energia elétrica, indisponibilidade de internet, indisponibilidade/instabilidade de aplicativos – Teams, YouTube –, entre outros).

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc.

YouTube, Microsoft Teams, Portal do TCU, equipamentos de áudio e vídeo.

iv. Tempo da prática no tribunal

Três anos.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Não houve.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Secretaria das Sessões, Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (Seplan), Secretaria de Comunicação, Secretaria de Tecnologia da Informação e setor de áudio e vídeo.

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Alden Mangueira, José Renato Affonso, Wagner Miranda e Carlos Alberto Freitas.

c. Conhecimentos necessários

Funcionamento da sessão e conhecimentos básicos sobre gestão de riscos.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Mapeamento dos riscos de interrupção das sessões no ambiente virtual, identificação das ações necessárias para a continuidade das sessões e redação da portaria normatizando os procedimentos.

e. Tempo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Dois meses.

f. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Somente o tempo despendido pelo grupo de trabalho nas reuniões, por alguém da área de gestão de risco e das sessões no registro dos riscos e na redação da portaria e por alguém da Secretaria das Sessões na revisão.

g. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

A principal dificuldade foi a questão do tempo entre a suspensão das sessões presenciais e a primeira versão da solução: inferior a uma semana (não apenas foram realizadas adaptações no sistema, mas também foi concebida toda uma nova sistemática operacional). Além disso, houve alguns desafios relacionados às soluções remotas, como o Desktop Virtual e o Teams, que passaram de poucos para centenas de usuários simultâneos.

h. Pontos críticos x soluções

Envolvimento das diferentes áreas.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Identificação de riscos para variadas situações passíveis de impactar a realização das sessões telepresenciais, bem como de medidas mitigadoras em caso de ocorrência delas.
Adoção de um plano de resposta para as sessões telepresenciais de conhecimento de todas as unidades envolvidas.
Estabelecimento de uma previsibilidade de ações a serem adotadas na hipótese da ocorrência de um dos possíveis incidentes, com soluções de contorno.
Aperfeiçoamento de determinados processos de trabalho, incluindo medidas de melhoria sensível no processo de comunicação, visando à identificação e à pronta resposta aos incidentes.

b. Lições aprendidas

Necessidade de revisitar periodicamente os processos de trabalho críticos do tribunal.
Trazer os diferentes atores envolvidos na atividade é fundamental. Não apenas realizar entrevistas, mas de fato envolvê-los em todas as etapas, inclusive na busca de soluções.
Eficiência do uso de ferramenta colaborativa possibilita fazer esse trabalho mesmo a distância.
A continuidade de negócio lato sensu (resposta ao risco) é tão importante quanto a continuidade de negócio stricto sensu (método clássico e completo de mapeamento de risco).