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Fiscalização

TCE-PR: Analisadora e Diligenciadora Automática (ADA)

1. IDENTIFICAÇÃO

a. Tribunal de Contas

Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE-PR)

b. Endereço

Praça Nossa Senhora da Salete, Centro Cívico, Curitiba/PR

c. Presidente

Fernando Augusto Mello Guimarães

d. Unidade responsável pela prática, fone, e-mail

Coordenadoria de Acompanhamento de Atos de Gestão (CAGE), (41) 3044-8194, [email protected]

e. Membro ou servidor responsável pela apresentação da prática, fone, e-mail

Wilmar da Costa Martins Júnior, (41) 3044-8194, [email protected]

2. SOBRE A BOA PRÁTICA

a. Título da prática

Analisadora e Diligenciadora Automática (ADA)

b. Indicador do MMD-TC a que se vincula

QATC-13

c. Descrição

A robô ADA – Analisadora e Diligenciadora Automática é utilizada nas análises de processos de aposentadorias e pensões no Tribunal de Contas do Estado do Paraná.

i. Objetivos

Permitir maior celeridade nas análises, menor risco de divergência na conclusão sobre a legalidade dos atos de pessoal e redução dos custos com a queda da alocação de servidores para trabalhos administrativos na emissão, publicação de despachos e controle de prazos.

ii. Metodologia adotada

a) Captar dados (SIAP – base de dados de atos de pessoal).

b) Analisar os dados com base em regras cadastradas (AGEN – ferramenta de análise).

c) Apontar eventuais irregularidades (AGEN – ferramenta de análise).

d) Comunicar ao jurisdicionado o indício detectado, controlando prazos e os contraditórios (SGA – sistema de comunicação).

iii. Tecnologias empregadas, como softwares, “robôs”, acessos móveis, inteligência artificial, scanner de pavimento etc

a) Maestro – ferramenta de BPM (gerencia o fluxo do processo).

b) AGEN – analisador de dados (ferramenta de análise baseada em cruzamento de dados).

c) SGA – ferramenta de comunicação com o jurisdicionado.

d) Captador de dados (SIAP – base de dados de atos de pessoal).

iv. Tempo da prática no tribunal

Desde 7 de agosto de 2020.

v. Houve compartilhamento com outros TCs? Quais?

Sim. TCM-PA e TCE-MS.

3. SOBRE O DESENVOLVIMENTO, A IMPLANTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO

a. Pessoas e setores envolvidos no desenvolvimento

Adilson Marcondes e Rebeca Franco, da Diretoria de Tecnologia de Informação (DTI), Alcione Bertol, Aline Ferreira, Débora Mota e Suzana Oliveira, da Coordenadoria de Acompanhamento de Atos de Gestão (CAGE), e Vivianéli Prestes, da Coordenadoria Geral de Fiscalização (CGF).

b. Pessoas envolvidas na implantação e na implementação

Alcione Bertol, Aline Ferreira, Débora Mota e Suzana Oliveira, da Coordenadoria de Acompanhamento de Atos de Gestão (CAGE).

c. Conhecimentos necessários

Desenvolvimento de sistemas e conhecimento jurídico sobre atos de pessoal.

d. Passos executados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

A análise integralmente automatizada, mediante o desenvolvimento da Analisadora e Diligenciadora Automática, foi desenvolvida após uma longa experiência de análise semiautomatizada.

Assim, o primeiro passo consistiu na implantação dos módulos do Sistema Integrado de Atos de Pessoal – SIAP, quais sejam: aposentadoria, pensão, veículo de publicação, quadro de cargos, cadastro de verbas, histórico funcional e folha de pagamento, bem como no desenvolvimento de regras de análise via sistema AGEN (analisador genérico).

A implantação desses sistemas foi gradativa. Inicialmente, ainda havia a demanda por análise manual em todos os processos, contudo era efetuada de forma semiautomatizada. Isso porque parte das análises era efetuada pelo sistema, de forma automática, e outra dependia da verificação por auditor.

A título de ilustração, o sistema validava, por exemplo, a idade, tendo como parâmetro a data de nascimento junto à Receita Federal, ao passo que análises que demandavam análise documental, a exemplo da verificação dos elementos que compõem o ato de concessão de benefício, eram efetuadas por auditores.

O escopo que demandava a intervenção manual foi predefinido em questionários. Assim, o escopo da análise manual era aplicado em todos os processos indistintamente.

A análise semiautomatizada ora descrita teve início em 2014. A implementação da ADA consistiu num segundo e importante passo, após a experiência obtida com o uso de sistemas para a análise de processos.

Assim, em meados de 2017, após a sedimentação da análise semiautomatizada, houve a apresentação do projeto da análise integralmente automatizada. Em dezembro de 2018, começaram a rodar as primeiras análises integralmente automatizadas. Nesse início, como havia a necessidade do acompanhamento constante, foram geradas poucas análises.

A partir desse acompanhamento, verificou-se a necessidade de melhorias em regras para evitar diligências desnecessárias. Uma vez implementadas as referidas melhorias, a análise automatizada se consolidou no início de 2020.

Seguem os números das análises automatizadas efetuadas desde então:

Ano

RATs analisados

2018

2019

145

2020

13.146

2021

12.229

2022

14.105

2023

6.550

Nesse novo fluxo de análise, integralmente automatizada, mesmo que constatadas irregularidades, o próprio sistema realiza diligências e, quando do retorno do processo para análise, caso constatada a regularidade do ponto irregular, ele gera análise e encaminha o processo para a Lista de Homologação. A intervenção do auditor somente será necessária, quando, após a realização de diligência, o sistema detecte persistência na irregularidade.

e. Custo para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Não mensurável.

f. Problemas enfrentados para o desenvolvimento, a implantação e a implementação

Um dos problemas enfrentados consistiu, em determinados momentos, na falta de pessoal na área de TI suficiente para o projeto. Os testes de regras também demandaram tempo. Algumas regras, como as de acúmulo de cargos, que envolvem dados das folhas de pagamento, foram de maior complexidade.

g. Pontos críticos x soluções

Uma das dificuldades encontradas para o ADA consistiu no número de pessoal insuficiente, em especial de TI. A solução seria formar uma equipe sólida desde o início para o projeto.

4. MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS

a. Resultados esperados

Maior celeridade nas análises de processos de aposentadorias e pensões e redução do estoque de processos de aposentadorias e pensões.

b. Resultados alcançados

Resolução consensual, resultados rápidos e efetivos, uniformidade de tratamento do jurisdicionado, padronização da autuação, tempestividade e celeridade da atuação, simplificação e menor custo.

c. Lições aprendidas

De maneira contínua, revisar as regras com base na situação fática e buscar constantemente o equilíbrio entre tempestividade da análise vs. profundidade da análise (análise custo-benefício).

5. RECOMENDAÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO POR OUTROS TRIBUNAIS

Partir de experiências já consolidadas, principalmente utilizando regras já desenvolvidas. Isso porque tanto o desenvolvimento das regras, a codificação, bem como os testes, demandam muito tempo de auditor.